Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah sebuah instruksi tertulis yang dijadikan pedoman dalam menyelesaikan sebuah tugas rutin dengan cara yang efektif serta efisien sehingga proses penyelesaian pekerjaan oleh setiap orang yang terlibat didalamnya dilakukan dengan tepat dan benar tanpa ada proses penyimpangan yang mengganggu.
Di dalam organisasi atau perusahaan SOP merupakan hal penting yang dibutuhkan untuk memudahkan setiap divisi atau unit kerja menyelesaikan pekerjaan. Karena SOP tersebut bersifat sebagai panduan yang harus diikuti langkah-langkahnya saat bekerja.
Para ahli memberikan definisi berbeda tentang pengertian SOP itu sendiri, meskipun jika dicerna dengan seksama pengertian SOP yang dikemukakan oleh para ahli memiliki kesimpulan yang sama.
Pengertian SOP Menurut Para Ahli
#1 Menurut Tambunan (2013: 86)
SOP (Standart Operating Procedure) adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang di dalam organisasi yang merupakan anggota organisasi agar berjalan efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis.
#2 Menurut Laksmi, dkk (2008:52)
Standart Operating Procedure (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.
#3 Menurut Moekijat (2008)
Standard Operating Procedure (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungna dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Manfaat SOP
Sebagai sebuah dokumen yang berfungsi sebagai pedoman melakukan rutinitas pekerjaan setidaknya SOP memiliki manfaat sebagai berikut ini :
#1 Sebagai Pedoman Kebijakan
Bagi pemangku kebijakan di dalam sebuah organisasi khususnya perusahaan SOP akan sangat membantu sekali untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan yang diambil oleh perusahaan terkait pekerjaan yang harus dikerjakan oleh karyawan. Dalam artian bahwa semua karyawan wajib mengikuti kebijakan-kebijakan perusahaan yang sudah tertera di dalam SOP perusahaan. Dengan demikian SOP akan membuat setiap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan menjadi lebih maksimal dan optimal.
#2 Sebagai Pedoman Kegiatan
SOP juga berfungsi sebagai pedoman kegiatan yang harus diikuti oleh setiap anggota organisasi atau perusahaan sesuai dengan tugasnya masing-masing. SOP yang disusun dengan baik akan mampu membuat segala macam rutinitas kegiatan perusahaan menjadi efektif dan efisien.
#3 Sebagai Pedoman Birokrasi
Rantai hierarki yang berbelit dalam sebuah perusahaan atau organisasi bisa dipangkas menjadi lebih efisien dengan menggunakan SOP. Sehingga titik pengesahan birokrasi yang menjadi keabsahan dalam setiap kegiatan bisa berperan sebagai kontrol sesuai dengan wewenangnya masing-masing.
#4 Sebagai Pedoman Administrasi
Administrasi merupakan sebuah objek vital dalam sebuah perusahaan dan organisasi. Administrasi dibutuhkan untuk mendokumentasi segala bentuk dokumen, formulir, blanko dan laporan-laporan penting lainnya. Dengan adanya SOP administrasi bisa dijalankan dengan efektif dan penuh tanggung jawab.
#5 Sebagai Pedoman Evaluasi Kinerja
SOP juga berperan penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan atau organisasi. Karena SOP bermanfaat juga sebagai pedoman dalam melakukan evaluasi kinerja berupa ketaatan (compliance) terhadap prosedur yang sudah ditetapkan. Evaluasi kinerja yang dilaksanakan secara teratur serta intensif juga akan mampu meningkatkan efektivitas pemberlakuan SOP.
#6 Sebagai Pedoman Terintegrasi
Flowchart atau diagram alir kinerja dapat dibuat secara terpadu antara satu dengan yang lainnya. Sehingga tidak terjadi tumpang tindih antara pekerja pada satu divisi dengan divisi yang lain. Terintegrasinya alur kinerja jelas akan mengoptimalkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Cara Membuat SOP
Untuk membuat SOP ada beberapa hal yang harus dilalui :
- Lakukan identifikasi pekerjaan atau operasi yang akan dikerjakan kemudian lakukan analisis terhadap sistem yang tersedia apakah memenuhi atau tidak.
- Membuat urutan langkah-langkah SOP yang paling cocok dan paling logis, yaitu dengan cara:
- Tulisan langsung to the point hindari tulisan yang bertele-tele
- Setiap langkah merupakan solusi menyelesaikan pekerjaan
- Hindarkan keterlambatan, pengulangan dan backtracking
- Dokumen SOP hanya diedarkan kepada yang memerlukan saja
- Cantumkan siapa PIC dalam setiap prosedur yang ada pada SOP.
Contoh SOP
SOP PT. DIGITAL MULTIMEDIA
Tujuan
- Menyediakan layanan jasa multimedia
- Menyediakan layanan berupa desain grafis dan editing video
- Menyediakan lapangan pekerkerjaan bagi para pemuda yang belum bekerja (bisa sebagai sales dan desainer atau editor)
- Menyediakan layanan pembuatan aplikasi berbasis mobile.
Prosedur Kerja
- Jam 7:00 pagi semua karyawan sudah harus ada di kantor dan melakukan absen melalui fasilitas fingerprint.
dilanjutkan dengan membersihkan tempat kerja masing-masing dan tidak boleh ada yang menganggur, - Jam 7:30 PT. Digital Multimedia buka, semua karyawan bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing.
- Jam 11:30 semua karyawan diperkenankan untuk melaksanakan ibadah sholat dhuhur dan istirahat makan siang.
- Jam 12:00 semua karyawan sudah harus kembali ke akntor dan melanjutkan aktivitasnya.
- Jam 15:00 semua karyawan yang beragama islam sholat Ashar berjamaah di masjid terdekat.
- Jam 16:30 PT. Digital Multimedia tutup, semua karyawan wajib membereskan tempat kerjanya masing-masing
- Jam 17:00 semua karyawan absen pulang.
Tentang Penulis
